第４４回 DXにより業務改善を。限られた経営資源を高付加価値業務へ②
前回は、インターネットバンキングを利用して業務の効率化を図りましょうというお話でした。
今回はもう一歩進んで、販売管理ソフトを導入してみませんか？というお話をさせていただきます。
皆様の会社の売上に関する標準的なフローはどのようになっていますでしょうか？
私たちが考える標準フローはこんな感じです。
１．見積書の発行
お客様から見積もりの依頼を受け、見積書を発行します。
２．受注
その見積を検討してもらい、その内容、その金額で発注したいということになれば注文を受けることとなります。
３．業務
実際に業務をして、納品あるいは引き渡し等をします。
４．請求書の発行
請求書を発行します。
５．会計入力
売上の計上を会計システムに入力します。
６．入金管理
請求書の金額が実際に入金されたかをチェックします。
細かい点では会社ごとにやり方は異なるでしょうが、大体こんな感じだと思います。
これらの書類作成をＥｘｃｅｌでやっている場合、あるいは手書きでやっている場合、同じ作業を何度も何度も繰り返すことになります。
前回もお伝えした通り、同じ作業を何度も繰り返すということは時間がかかりますし、人の手を動かせば動かすほど間違いが生じやすくなります。
そこで冒頭で申し上げた販売管理ソフトを導入しませんかということにつながります。
販売管理ソフトには、お客様のデータや商品や製品のデータをあらかじめ入力しておくことによって、必要な時に簡単な操作で呼び出すことができるようになっています。
それによって、何度も繰り返す同じ作業を大幅に削減することができます。
また、売掛帳としての機能も備えているので、いくら請求していくら入金があったのか、現在いくら残額があるのかということを、お客様ごとに把握することができます。
もちろんこの売掛帳も本来であれば手書きあるいはＥｘｃｅｌなどの表計算ソフトで作成されているでしょうが、請求書からあるいは通帳から転記しているのが実態だと思います｡
それも人の手が入ってしまっているので、時間がかかり、ミスの基になっているのです。
中小企業であれば販売管理ソフトについて、それほど高性能でなくても構わないとは思います｡
しかし、作業時間を短くしてミスを少なくしようと思えば絶対に導入していただきたいものではあります｡
とはいえ、お金もそれなりにかかることですので、導入には費用対効果も考えておきたいところです。
お客様数が少なく、すべてのお客様の名前などが完全に把握できるぐらい、そして、入力業務が苦にならず、ミスがあってもすぐに気づく、数でいうと２０～３０以下であれば、会計ソフトの補助設定で対応してもいいかもしれません。
ただし、それを超えるようであればぜひ導入を検討していただきたいですし、１００を超えるようであれば入金管理も得意なソフト（それなりに高額です）を活用していくといいかもしれません。
バックヤードのＤＸ第二弾として、販売管理ソフトを導入してみませんか？ということでした。
